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Quelle est la première chose que vos clients entendent lorsqu’ils appellent votre entreprise ? Laisse-t-elle une impression positive de votre marque et donne-t-elle le ton pour le reste de l’interaction ? Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre des clients à cause de votre message d’accueil téléphonique. Bien que de nombreuses petites entreprises ne réfléchissent pas vraiment à leur accueil téléphonique, c’est l’une des premières choses qu’un appelant entend sur votre marque. Que vous en soyez conscient ou non, c’est l’occasion de laisser une impression positive et mémorable à un client potentiel. En fait, cela peut décider si cette personne décide de rester en ligne avec vous ou si elle raccroche sans même laisser son nom. Lisez ce qui suit pour savoir pourquoi ce premier message d’accueil est si important, ainsi que quelques conseils pour créer un message exceptionnel pour votre entreprise.
Lorsque vous accueillez vos clients, vous avez la possibilité d’établir une relation de confiance avec eux ou de les rebuter complètement. Votre accueil téléphonique est la première ligne de communication entre vous et vos clients potentiels, et c’est à vous de tirer le meilleur parti de cette importante opportunité. La première impression qu’un client a de votre entreprise est largement déterminée par la manière dont vous communiquez votre marque par téléphone. Votre message d’accueil téléphonique peut contribuer à augmenter les conversions jusqu’à 35 %, il est donc important de veiller à ce qu’il soit mémorable et professionnel. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre des clients potentiels qui n’ont pas envie de traiter avec une entreprise qui ne semble pas professionnelle. D’autre part, un message d’accueil bien conçu et destiné à instaurer la confiance peut contribuer à fidéliser les clients actuels en leur rappelant la promesse de votre marque.
La chose la plus importante que vous puissiez faire est d’être cohérent. La personnalité, le ton et les promesses de votre marque doivent être cohérents sur de nombreux supports différents, notamment votre site web, les médias sociaux, les publicités, les e-mails, la signalétique et même votre accueil téléphonique. Votre message d’accueil vocal de marque est l’un des principaux moyens par lesquels vos clients apprendront à connaître votre entreprise, il est donc important de le faire correctement. Lorsque vous décidez d’un message d’accueil téléphonique, il peut être utile de réfléchir à la façon dont vous voulez que vos clients perçoivent votre marque. Prenez le temps de réfléchir à différentes façons de présenter votre entreprise et choisissez celle qui vous semble la plus naturelle. Vous pouvez également envisager de faire appel à un expert en stratégie de marque ou en marketing pour vous aider à créer un message d’accueil de qualité.
Un bon message d’accueil téléphonique comprendra les éléments suivants : Une introduction : Votre message d’accueil doit expliquer qui vous êtes et comment vous contacter, ainsi que fournir toute autre information dont vos clients pourraient avoir besoin. Une promesse de marque : votre message d’accueil téléphonique est l’endroit idéal pour inclure votre promesse de marque, qui est le message central de votre entreprise. Il doit s’agir d’un message qui se démarque et vous différencie de la concurrence. Un appel à l’action : L’appel à l’action est la prochaine étape que vos clients doivent franchir en fonction des informations qu’ils viennent d’entendre. Il est important que vos CTA soient clairs, simples et pertinents pour vos clients.
Votre message d’accueil téléphonique est l’une des premières choses que les clients entendront à propos de votre entreprise, il est donc important qu’il compte. La meilleure façon d’y parvenir est de choisir un message d’accueil qui reflète la personnalité de votre marque. Un bon message d’accueil suscitera l’intérêt de vos clients et les incitera à rester en ligne et à attendre que votre représentant prenne le téléphone. N’oubliez pas que les personnes qui appellent votre entreprise ne seront pas toutes des clients, aussi essayez de faire en sorte que votre message d’accueil soit court et pertinent.
Le pré-crochet est la porte d’entrée de votre accueil téléphonique. C’est l’une des phases vocales les plus essentielles, qui permet à votre entreprise de faire une bonne première impression. Le pré-crochet précède la mise en attente. Le pré-décroché est un message court et percutant qui accueille les personnes qui cherchent à vous contacter. Avec le pré-crochet, vous ne perdez plus d’appels : 100% de vos appelants sont pris en charge dès la première sonnerie ! Vos clients sont sûrs d’avoir composé le bon numéro et savent que leur appel sera pris en charge rapidement grâce au message de pré-décroché. Un message de pré-décrochage avec musique remplacera toujours la simple sonnerie. L’appelant attendra dans un environnement agréable, ce qui est plus rassurant qu’une tonalité identique et continue.
En utilisant un standard automatisé qui diffuse le message de pré-décroché au bon moment, vous bénéficiez de notre étroite collaboration avec vos équipes. Ce message est élaboré par nos soins en collaboration avec vos équipes. Chez FranceIP, nous proposons avec nos partenaires des services de qualité du message. Nos experts peuvent vous aider à trouver la langue et le ton appropriés pour l’accueil téléphonique de votre entreprise, en utilisant la langue de Molière. Nos traducteurs sont à votre disposition pour traduire vos textes dans toutes les langues (français, anglais, espagnol, allemand, italien, etc.). Vous ne serez pas surpris après avoir vérifié tous les éléments au préalable ! Un acteur professionnel enregistre et nettoie le message, puis il est mixé par nos ingénieurs du son. Une fois que vous avez choisi le texte, la musique et la voix, il est converti au format approprié (wav). Il peut alors être injecté dans votre standard téléphonique.
Le message d’accueil que les gens entendent après la fin du pré-crochet fait partie de la phase d’attente de votre standard. Si vous êtes déjà au téléphone ou si vous ne répondez pas tout de suite, un message d’attente est diffusé. Si vous transférez un appel ou mettez l’appelant en attente, un message d’attente est également diffusé. Par conséquent, les clients doivent attendre pendant qu’ils sont au téléphone. Le message d’attente est diffusé en plus d’un message vocal et d’une musique de fond, ce qui permet d’occuper, d’informer et de divertir le client pendant qu’il est en attente. Le client se sent moins isolé si vous lui transmettez des informations en plus des nouvelles, des offres et des annonces. En plus de lui parler de votre entreprise, de votre actualité, de vos remises et de vos annonces, vous pouvez lui transmettre des informations sur les nouveautés et les promotions pour l’occuper pendant qu’il est en attente.
Avec le SVI, vous pouvez gérer tous vos appels ! Savez-vous que 62% des entreprises décrochent leur téléphone dans les 30 secondes ? Savez-vous que la majorité des appelants abandonnent après quatre sonneries sans réponse, ce qui entraîne une perte de clientèle ? Pour assurer un haut niveau de service à vos clients, il est primordial de prêter attention à la qualité de votre relation avec eux. Un outil simple et très adaptable, le SVI, ou serveur vocal interactif, peut vous y aider. Êtes-vous prêt à vous démarquer de la concurrence et à satisfaire les demandes de vos clients grâce à ce dispositif simple ?
Votre message d’accueil téléphonique est l’un des aspects les plus importants de votre service à la clientèle, car il s’agit de la première interaction de la plupart de vos clients avec votre entreprise. Il est important de se rappeler que le client n’est pas forcément dans une situation où il peut facilement changer de numéro de téléphone, votre accueil doit donc être de premier ordre. Un bon accueil téléphonique donnera le ton à votre service clientèle et peut même contribuer à augmenter vos ventes jusqu’à 35 %. Il est important de se rappeler que le message d’accueil est la première chose que les clients entendront à propos de votre entreprise, il est donc crucial qu’il reflète la personnalité de votre marque et qu’il trouve un écho auprès de vos clients.
Chez FranceIP, nous proposons avec nos partenaires des services de qualité du message. Nos experts peuvent vous aider à trouver la langue et le ton appropriés pour l’accueil téléphonique de votre entreprise. FranceIP est là pour vous aider à trouver LA SOLUTION exacte à vos besoins quotidiens de vos services de Télécommunications.
FranceIP vous donne accès à un nombre étendu d’outils de collaboration, toujours plus puissants et mieux protégés. Connectée aux réseaux voix français et internationaux, notre présence permet de transporter les communications sur notre réseau privé dans les meilleures conditions de fiabilité et de qualité audio.
Notre réseau couvre le territoire national. Nos solutions d’accès intègrent les principaux réseaux d’infrastructure (collectivités et opérateurs privés) pour proposer 100% des technologies disponibles. Nos équipements de cœur de réseau sont homogènes et mono-marque, Cisco. La performance et la disponibilité du réseau sont monitorées en temps réel 24h/24 et 7j/7.
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